Rekisterin pitäjä
Musiikkipäiväkoti Poco
Osoite: Joensuunraitti 59 E, 01150 Sipoo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
päiväkodin johtaja Eeva Peltola
puh. 050 3026111, sähköposti: eve@poco.fi

Rekisterin nimi
Musiikkipäiväkoti Pocon kannatusyhdistys ry:n asiakasrekisteri

Rekisterin sisältö ja kerääminen
Päiväkodin ja esikoulun asiakkaiden välttämättömistä perustiedoista koostuva asiakasrekisteri.
Henkilötiedot kerätään asiakkailta hoitosopimuksen teon yhteydessä.

Päiväkotiyhdistyksen tuottamissa palveluissa henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja
rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Lainmukaisuus tarkoittaa sitä, että henkilötietoja kerätään vain
tiettyä laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa
yhteensopimattomalla tavalla. Läpinäkyvyydellä tarkoitetaan sitä, että asiakkaalla on oikeus saada
tietoa siitä, miten ja mitä tarkoitusta varten hänen henkilötietojaan käsitellään.

Tietosuoja-asetuksessa on määritelty seuraavat syyt, joiden perusteella henkilötietoja saa laillisesti
käsitellä; suostumus, oikeutettu etu (työntekijät), suostumus (lapset asiakkaana), lakisääteinen
velvoite, elintärkeä tai yleinen etu sekä julkinen tehtävä.

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä perusteena päiväkotiyhdistyksellä on asiakassuhde, asiakkaan
suostumus, asiakkaan päiväkodille antama toimeksianto tai päiväkodin ja asiakkaan välisistä
sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
• Asiakassuhteeseen ja palveluun liittyvä ylläpito ja viestintä
• Palvelusopimuksen laadinta
• Asiakaslaskutus
• Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
• Varhaiskasvatukseen liittyvien tilastotietojen keräys ja analysointi
• VARDA
• Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
• Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen

Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakasrekisteriin seuraavia tietoja:

• Lapsen nimi, henkilötunnus, osoite
• Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti
• Hakemustiedot ja palveluntarve
• Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot
• Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut varhaiskasvatustoiminnan järjestämisen
edellyttämät tarpeelliset tiedot
• Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen antamat lisätiedot
palveluun liittyen (varahakijat, allergiat, kuvauslupa, jne.)

Rekisteritietojen säilyttäminen
Käsittelemme kaikki asiakkaan tiedot luottamuksellisesti ja huolellisesti.

Sähköisiltä osiltaan rekisteri ja sen tiedot ovat suojatulla palvelimella ja sähköinen tiedonsiirto
tapahtuu salattua ja suojattua yhteyttä käyttäen. Pääsy sähköiseen aineistoon on vain siihen
oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä,
mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Muilta kuin sähköisiltä osin tiedot säilytetään lukituissa tai valvotuissa tiloissa. Tiedot säilytetään
rekisterilain mukaisten määräaikojen ajan ja tuhotaan määräajan loputtua tietoturvallisesti.
Asiakassuhteen päätyttyä kertyneet asiakastiedot säilytetään rekisterilain mukaisten määräaikojen
ajan ja tuhotaan määräajan loputtua tietoturvallisesti.

Rekisteritietojen luovuttaminen
Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn
tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille (Kela). Tietoja käsitteleviä henkilöitä
koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Asiakkailla on
halutessaan oikeus pyytää häntä koskeva tieto nähtäväksi. Yhteyshenkilönä on päiväkodin johtaja ja
pyyntö tietojen luovuttamisesta tulee antaa kirjallisena. Mikäli tiedoissa esiintyy virheitä, on
asiakkaalla oikeus pyytää tietoihinsa korjausta.

KELA:an siirretään tietoja hoitosuhteen aloittaneista asiakkaista, koska palvelu toteutetaan Kelan
yksityisen hoidon tuella. Palvelua valvova kunta ja/tai Kela vastaa omalta osaltaan heille
muodostuvan rekisterin ylläpidosta ja arkistoinnista.
Emme luovuta asiakastietoja markkinointiin tai Suomen ulkopuolelle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat
Tämä rekisteriseloste on nähtävillä Musiikkipäiväkoti Pocon internet-sivuilla osoitteessa
www.poco.fi Pidätämme oikeuden muuttaa näitä tietoja.